Organization Communication

Suatu tim antropologi mendeskripsikan bisnis yang complex terdiri dari 24 divisi dan memiliki jaringan dengan pemerintah masing-masing dari 24 divisi tersebut memiliki struktur hirarki diposisi masing-masing dan mengatur kekuasaan di bidang atau divisi-divisi tersebut. Bisnis kompleks ini juga disebut sebagai organisasi formal. Bisnis ini juga memiliki peran penting terhadap ekonomi US karena berhasil meraih keuntungan 15 miliar dollar US. Bisnis ini juga memiliki banyak kesamaan. Dengan bisnis di birokrasi pemerintah. Berikutnya kami aka bahas tentang 3 hal penting, yaitu : classical school, human relation school, dan social system school. Tiga hal tersebut menjelaskan tentang departemen yang ada di sebuah organisasi.
Struktur mendasar juga menjadi fuocus utama untuk meningkatkan dan membina. Suatu hubungan karena masing-masing hubungan tersebut dapat mempengaruhi keseluruhan organisasi, ada 3 cara untuk mengetahui hubungan dalam organisasi ini, yaitu :
a. The classical theory suatu organisasi
Bagaimana pembagian kerja buruh, berupa tingkat kekuasaan, dan bagaimana berjalan kontrol tersebut ? serta fungsi spesifikasi kerja orang tersebut

b. The human relations school
Apa yang diasumsikan seseorang dalam organisasi, status hubungan apa yang dihasilkan dari peran yang bervariasi, bagaimana moral dan tingkah laku orang-orang yang ada dalam organisasi tersebut? Kebutuhan social dan psikologis yang dibutuhkan? Kelompok informal apa yang ada di dalam suatu organisasi

c. Social system school
Menekankan hubungan sebagai suatu keseluruhan dari organisasi itu sendiri. Pertanyaan yang sering muncul adalah apa yang menjadi bagian penting dari suatu organisasi? Bagaimana ketergantungan antara satu dengan yang lain? Proses-proses apa saja yang memfasilitasi suatu hubuntgan ketergantungan tersebut? Apa tujuan utama dari organisasi tersebut? Bagaimana hubungan dari organisasi dengan lingkungannya.
Contoh kasus : Watergate. Dalam menginvestigasi kemungkinan keterlibatan gedung putih dalam skandal Watergate, Amerika Serikat menggunakan tiga prinsip yaitu, : the classical theory, The human relations school, dan social system school. Dengan menggunakan classical theory, senant memeriksa strukrut hirarki dan tanggung jawab masing-masing. Apabila menggunakan human relationship, senat menyelidiki motivasi, status, moral dan tingkah laku serta kebutuhan social dan psikologi dari orang-orang yang berkepentingan. Dengan menggunakan social system approach, senat memeriksa siapa yang membiayai proyeknya.


Classical the organization lebih mementingkan struktur dan design daripada orang-orang yang ada dalam dalam organisasinya, setelah perang dunia I, berkembanglah teori tentang manajemen ilmiah yang digambarkan sebagai sesuatu yang rasional. Ekonomi menjadi satu motivasi baik untuk bekerja dengan tekhnik pancingan (stimulus) seperti pemberian bonus, manager percaya bahwa pekerja akan memproduksi secara maksimal , apabila dimotivasi dengan uang. Contoh lain : apabila berhasil, diberi reward. Misalnya pabrik yang mempunyai rafik produksi, agar senmua orang mengetahui laju produksi dari setiap karyawan.
Ada dua orang penting dalam memberikan pengertian dari the classical school : Henry Fayol dan Max Weber. Lainnya adalah James Mooney dan Alan Reilay, Luther Gulick dan Lyndall Urwick dan Chaster Barnard.
Prinsip managemen menurut Fayol.
1. Division of work (specialization)
2. Authority and responsibility (power)
3. Discipline (obedience)
4. Unity of command (one boss)
5. Unity of direction (one plan)
6. Subordination of individual interest to general interest (concern for theorganization first)
7. Remuneration of personnel (fair pay)
8. Centralization (consolidation)
Max Weber menyimpulkan hal yang sama dengan membedakan antara otoritas atau kekuasaan yang melekat (kekuasaan tradisi, dmana tidak sah)dan kekuasaan yang melekat (kekuasaan tradisi, dimana tidak sah) dan kekuasaan sah (menghargai nrma-norma,rasional dan hukum) kekuasaan yang sah membangun yang disebut birokrasi, birokrasi adalah organisasi yang punya karakteristik sebagai berikut :
1. Continuity dependent upon adherence to rules
2. Areas of competence in which workers share the work toward specific goals under predetermined leaders.
3. Scalar principals
4. Rules that are either norms or technical principles
5. Separation of administrative staff and ownership of production devicesipment
6. Separation of private belongings and the organization’s equipment
7. Resources free from outside control
8. Structure in which no administrator can monopolize personnel positions
9. All administrative acts,rules,policies,etc,stated in writing

Keith Davis merumuskan 4 hal di dalam sebuah birokrasi :
1.spesialisasi tinggi
2. susunan kekuasaan yang kaku.
3.gabungan antara pertauran dan kelompok.
4.tidak memandang orang-orang tertentu.
Birokrasi akan berjalan dengan baik apabila para anggotanya dapat menaati semua peraturan. Birokrasi yang baik adalah birokrasi yang membuat keputusan bersama-sama, dilarang membuat keputusan atas dasar nama sendiri tetapi apabila dalam keadaan darurat, pastikan keputusan tersebut juga disetujui oleh nama anggota lain selain nama kita senidiri.
Ronald Reagan pernah berjanji ingin memangkas jumlah sumber daya manusia dalam birokrasinya (mengeliminasi orang-orang yang tidak berkualitas ) tetapi hal itu sangat sulit dilakukan tanpa tindakan nyata. Czars Rusia dan Mao Tse Tung pun tidak dapat melakukan hal ini.
Menurut Scott, organisasi formal adalah suatu sistem yang mengkoordinasikan aktifitas dari sebuah tim yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang sama, dibawah sebuah kekuasaan dan pimpinan.
Scott juga menjabarkan 4 komponen dari organisasi klasik :

1.divisi buruh : bagaimanan membagi jumlah pekerjaan dengan jumlah pekerja yang tersedia agar berjalan seimbang? Divisi ini juga sangat bergantung pada tanggung jawab dari setiap pekerja terhadap pekerjaan yang diberikan kepada mereka.

2. proses fungsional dan scalar adalah struktur dan perkembangan suatu organisasi secara vertical dan horizontal.
Scalar : tingkatan rantai komando di suatu organisasi. Contoh di kampus, : ada bagian marketing, ada bagian administrasi, dan ada bagian accounting.
Fungsional: kewajiban para pekerja di sebuah organisasi. Contoh di kampus : tanggung jawab dan kewajiban dari setiap bagian-bagian tersebut, bagian administrasi, bagian accounting, dan bagian marketing.


3. struktur : jaringan dari suatu hubungan dan peran yang ada di dalam sebuah organisasi. Dengan tujuan, agar dapat mencapai semua tujuan dengan efektif dan dengan tingkah yang sepantasnya.
Struktur dibagi menjadi 2 yaitu :
a. organisasi garis. ( line organization)
Meliputi rantai komando atau perintah dan fungsi utamadari sebuah organisasi formal dengan fungsi : menyediakan hingga tahap akhir.
Contoh : pabrik pakaian yang meproduksi dan mendistribusikan pakaian.

b. Organisasi staff ( staff organization )
Staff organization membantu line organization. Staff organisasi juga melayani line organization
Staff organization dibagi menjadi 2 :
- General staff : selalu berjudul “asisten dari.. “ dan melayani hanya salah satu anggota dari keseluruhan organisasi. Contoh : asisten dosen.
Tugas utama : membantu sang presiden dan ia tidak memilki kekuasaan atau tanggung jawab besar.
Pemberian kuasa : yang berlebih dapat mengakibatkan hal fatal. Contoh : Ed Meese yang merupakan asisten dari Ronald Reagan sudah merasa berkuasa dan tidak member tahu Ronald Reagan tentang event event atau kasus tertentu. Salah satu event : pesawat jet perang US yang menyerang 2 pesawat Libia.
- Special staff : melayani lingkup besar dalam sebuah organisasi. Contoh : personnel department yang juga melayani banyak departemen.

Menurut Jablin, ada 4 kunci dimensi struktur : 1. Konfigurasi
2. kerumitan
3. formalisasi
4. sentralisasi.

4. Jangkauan control menuruk pada jumlah karyawan yang secara efektif dapat dikontrol oleh seorang manajer. Seiring dengan meningkatnya jumlah karyawan yang dikontrol, maka jumlah hubungan yang mungkin terjadi meningkat secara geometrically. Semakin besar jumlah hubungan yang mungkin terjadi, maka semakin besar pula jumlah konflik yang mungkin terjadi. Jumlah ideal bawahan yang termasuk dalam jangkauan control adalah lima sampai lima belas bawahan. Banyak factor yang mempengaruhi jangkauan control yang diinginkan oleh seorang manajer seperti misalnya keahlian manajemen, gaya kepemimpinan, keahlian karyawan, moral dan tingkah laku serta jenis organisasi.
Jangkauan control mempengaruhi bentuk struktur organisasi dari suatu organisasi. Jika kebanyakan manager dalam organisasi mempunyai jangkauan yang kecil, maka keseluruhan bentuk organisasi akan berbentuk lebih tall. Akan tetapi jika jangkauan kontrolnya besar, maka keseluruhan bentuk organisasi akan cenderung flat.
Tingkatan bertingkat dari organisasi berstruktur tall meningkatkan jumlah saluran komunikasi dan kemungkinan adanya gangguan. Organisasi berstruktur flat memiliki lebih sedikit tingkatan yang harus dilalui oleh pesan dalam suatu organisasi, akan tetapi jumlah komunikasi tatap muka akan berkurang, dan kelebihan informasi bisa saja terjadi pada kantor manajer.
Hukum Parkinson memprediksikan bahwa jumlah orang dalam suatu organisasi akan meningkat setiap tahunnya tanpa memperdulikan pekerjaan yang harus dilakukan. t
Akibat lain dari adanya jangkauan control dalam suatu organisasi berhubungan dengan model kepemimpinan sentralisasi dan desentralisasi dalam suatu organisasi. Dalam organisasi yang menganut pola sentralisasi, kekuasaan dan pengambilan keputusan menjadi sedikit. Dalam organisasi berpola desentralisasi, otoritas dan pengambilan keputusan tersebar dalam keseluruhan organisasi, dan otoritas biasanya didelegasikan pada setiap unit praktis terkecil.
Sentralisasi otoritas biasanya dapat mempercepat pengambilan keputusan karena sedikit orang yang dilibatkan. Pola desentralisasi melibatkan lebih banyak orang dan menghabiskan lebih banyak waktu akan tetapi dapat meningkatkan moral organisasi dengan memberikan lebih banyak kesempatan pada karyawan untuk dapat terlibat dalam pengambilan keputusan.
Idealnya, kombinasi dari sentralisasi dan desentralisasi otoritas mungkin saja diperlukan. Kombinasi keduanya bergantung pada pencapaian yang spesifik, arahan, personel dan lingkungan di sekitar organisasi.
Keseluruhan penjelasan diatas menekankan pada pentingnya ketegasan struktur organisasi yang kaku.

The Human Relation School
Pada konsep ini mempelajari tentang permulaan perkembangan hubungan antar manusia. Dimana konsep lain lebih menekankan pada pencapaian hasil, tidak demikian dengan pemikiran pada konsep ini. Pada konsep ini ditekankan pada hubungan antar manusia/pekerja dalam melakukan pekerjaan dengan membiarkan mereka berpartisipasi dalam pembuat keputusan, dengan lebih akrab satu dengan yang lainnya, dan dengan cara memanggil nama depan mereka(kalau di budaya kita mungkin dengan memanggil nama akrab) dimana dapat meningkatkan kepuasan dan moral para pekerja.
Contoh hubungan manusia di organisasi di organisasi adalah managemen tim bisbol. Pemilih tim tersebut membayar pemainnya lebih tinggi daripada tim lainnya. Sang bintang lapangan adalah bosnya. Contoh lain ada pada manager di organisasi kecil, mereka selalu bersenda gurau dan tertawa dengan karyawannya. Dia rutin merencanakan pesta-peata mahal, memfasilitasi mereka denan liburan, menyelesaikan masalah dengan menghindarkan topuk permasalahan. Mereka memberi hadiah, bahkan kepada karyawan yang tidak kompeten, hasilnya adalah, kesenangan hatinya, tetapi perusahaannya hancur. Davis dideskripsikan sebagai organisasi nonformal lebih pada orang-orangnya dan hubungan mereka daripada posisi mereka.
Menurut Davis, criteria utama pemimpin informal adalah umur, senioritas, technical competence, lokasi kerja, kebebasan bergerak sekitar areal kerja, dan responsive. Seorang manager harus mempunyai hubungan baik dengan informal leader, untuk meminimalisasi konflik.

The Social Systems School
social system school memepengaruhi keseluruhan dari organisasi. Satu hal kecil dari social system school dapat mempengaruhi hal besar lainnya. Di bagian yang sebelumnya kita mendeskripsikan organisasi sebagai bagian yang berhubungan dengan bagian lainnya dalam sbuah sistem dan lingkungannya. Seua bagian sangat berhubungan dan sangat ketergantungan antara satu dengan yang lainnya dan kita menyebutnya dengan sebutan subsistem. Beberapa organisasi menganut sistem “fast-track” untuk menentukan kesuksesan sebuah eksekutif. Sistem “ fast- track” tersebut dapat menjadi orientasi keberhasilan dalam sebuah organisasi.
Menurut Scott, hal- hal tersebut dipengaruhi oleh banyak factor, antara lain :
1. Jumlah atau kumpulan orang yang ada di dalam sistem tersebut.
2. Interaksi individu dengan lingkungannya.
3. Perkembangan umum dan stabilitas masalah dari suatu sistem.

Huse dan Bowditch menyebutkan karakteristik yang mendefinisikan sebuah organisasi sebagai sebuah sistem :
1. Menyusun jumlah subsistem yang berhubungan.
2. Adanya input, output, timbal balik dan batas
3. Berusaha untuk menyeimbangkan umpan balik positive dan negative.